Verwaltung in Potsdam: Bürgerservice, Haushaltsplan und Unterschriften ab Januar 2024 digital

Wer eine Auskunft aus dem Melderegister oder Baulastenverzeichnis benötigt, ein Fahrzeug zulassen, um- oder abmelden will oder eine Ehe- oder Geburtenurkunde beantragen möchte, kann dies ab 1. Januar 2024 mit ein paar Mausklicks tun. Zum neuen Jahr startet das lange angekündigte Bürgerserviceportal, im Volksmund Kommunalportal, der Stadt Potsdam. 30 verschiedene Dienstleistungen können dort vorerst digital beantragt werden, unter anderem auch der Antrag auf Bildung und Teilhabe sowie das Führungszeugnis.

Oberbürgermeister Mike Schubert (SPD) und Michael Hantzsche, seit einem Jahr Transformationskoordinator der Stadt, stellten am Dienstag drei Bausteine vor, wie die Verwaltung Potsdams digitaler werden soll.

In den vergangenen Jahren hätten sie viel Grundlagenarbeit geleistet, Prozesse, Strukturen und Methoden hinterfragt und erste kleine Schritte wie die Dokumente-Abholbox und den Pass- und Ausweisautomat Speed Capture umgesetzt, verweist Mike Schubert auf den „Smart City“-Weg, den die Landeshauptstadt seit 2021 geht und als Modellkommune vom Bund gefördert bekommt. Jetzt gehe es in eine Phase, in der viele digitale Anwendungen in der Breite verfügbar seien, so Michael Hantzsche. Zum Jahresbeginn sollen drei neue Projekte starten.

© Andreas Klaer

1. Kommunalportal für digitalen Bürgerservice

Im Kommunalportal können Bürgerinnen und Bürger verschiedene Dienstleistungen per Onlineantrag und hochgeladenem Ausweisdokument beantragen. Neben Informationen zu Fristen, Kosten und Voraussetzungen findet sich zu jeder Leistung der Button „Onlineantrag“. Manche Leistungen können ohne Ausdrucken und ohne Unterschrift beantragt werden, sagt Justine Bukowsky, Leiterin des neuen Bürgerserviceportals. Eine Eheurkunde wird sogar nach Hause verschickt. Etwa die Hälfte der Leistungen muss abgeholt werden.

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Die 30 Dienstleistungen zum Start sollen sukzessive ergänzt werden. Acht weitere seien in der Pipeline, die im Laufe des Januar hinzukommen, so Justine Bukowsky. Im ersten Halbjahr 2024 soll zudem die Bund-ID als Identifizierungsmöglichkeit im Kommunalportal integriert werden. Danach könnten weitere Dienstleistungen, wie der Unterhaltsvorschuss, freigeschaltet werden, so Mike Schubert.

Er verweist, dass nicht alle Leistungen komplett online ablaufen können. Pässe und Anmeldungen bedürfen weiterhin einer physischen Anwesenheitspflicht. Für Eilige gäbe es am Schalter seit einem Jahr wieder Termine ohne Terminvereinbarung. Aktuell werde zudem ein System entwickelt, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Vor-Ort-Termine und ausgefüllte Formulare bleiben bei allen Leistungen weiterhin möglich.

2. Transparenter, digitaler Haushalt

Um Potsdams Haushalt transparenter und lesbarer zu machen, gibt es mit dem Interkommunale Kennzahlenvergleichssystem (IKVS) ab 1. Januar 2024 eine Plattform, wo alle Erträge und Aufwendungen detailliert aufgelistet und in Grafiken dargestellt sind. Statt 1800 Seiten in fünf Haushaltsbüchern können sich Potsdamerinnen und Angeordnete digital durch den Haushaltsplan 2023/24 klicken.

„Die Bürger sehen ganz genau, wo unsere Steuermittel hinfließen“, sagt André Schiewe, Digitalreferent und verantwortlich für die Digitalisierung des Haushalts. Vor allem der Überblick „wichtige Investitionen“ könnte für sie interessant sein. Zudem sind Kennzahlen wie Steuerquote, Zuwendungsquote und Personalintensität jährlich aufgelistet und sollen Potsdam mit anderen Kommunen wie Cottbus, Frankfurt (Oder) und Brandenburg/Havel vergleichbar machen.

„Das wird hoffentlich manche Diskussion versachlichen“, sagt Mike Schubert. Ein weiterer Vorteil: Persönlich Betroffene, wie kulturelle Träger, können permanent die Finanzmittel des Jahres einsehen.

3. Die E-Akte

Für ein effizienteres Arbeiten innerhalb der Verwaltung wird seit mehreren Jahren das Dokumentenmanagement, kurz die E-Akte, schrittweise eingeführt. Statt langer Papierwege zwischen Büros sind digitale Unterschriften ort- und zeitunabhängig möglich, so Tom Reschke, verantwortlich für die E-Akte. In der Kfz-Stelle, der Ausländerbehörde und im Fachbereich Rechnungswesen und Steuern ist dies bereits Alltag.

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Neu ab Januar: Die Post, die aus den Leitungsbüros der fünf Geschäftsbereiche an das OB-Büro geht, bekommt Mike Schubert nur noch digital. „Ich mache meine Anmerkungen in der digitalen Akte und zeichne dort frei“, sagt der Oberbürgermeister. Dies sei revisionssicher. Jederzeit sei einsehbar, wo eine Akte ist und wer daran gearbeitet habe. Dieses System werde schrittweise ausgerollt. Mit den Bereichen, wo die E-Akte für eine Beschleunigung sorgt, zum Beispiel beim Wohngeld, werde angefangen. Langfristig sollen bis 2024 etwa 2000 Verwaltungsangestellte mit der E-Akte arbeiten. Zum Start seien es etwa 250.

„Im Themenfeld sind wir Ansprechpartner und Berater für andere Kommunen geworden“, berichtet Tom Reschke. Sie nutzen dabei den Marktführer d.velop. Reschke ergänzt: „Wir wollen eine digitale Poststelle aufbauen und ein digitales Archiv zur Verfügung stellen.“

Und die Sicherheit?

Bei so vielen neuen IT-Anwendungen stellt sich die Frage der IT-Sicherheit. Zumal das Potsdamer Rathaus Ende 2022 ins Visier eines international operierenden und hochprofessionellen Hackernetzwerks geriet und Schubert das Rathaus vom Internet trennte, um sensible Daten der Bevölkerung zu schützen. Gesamtkoordinator Michael Hantzsche sagt: „Für die IT-Sicherheit haben wir IT-Sicherheitsbeauftragte.“ Das Thema werde eine große Rolle spielen, doch gäbe es für alle Portale kein Allheilmittel.

Wie geht es weiter?

Die digitale Transformation bis 2025 umfasst etliche weitere Bausteine. Unter anderem soll die Website potsdam.de 2025 komplett neu aufgestellt werden, samt neuem Erscheinungsbild, neuer Struktur und mehr Barrierefreiheit.

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Für die Bürgerbeteiligung der Bevölkerung soll es ein eigenes Portal geben, ebenso für die Beteiligung der Verwaltungsangestellten. Die Personalsoftware soll digitalisiert werden. An einer IT-Strategie werden gearbeitet, so Michael Hantzsche. Die Digital- und Datenstrategie solle mit Künstlicher Intelligenz verknüpft werden.