Mit „Check-in“ und Abholauatomaten: Berlin startet Pilotphase für „Bürgeramt der Zukunft“

Was schon zu sehen ist vom „Bürgeramt der Zukunft“? „Gar nichts“, sagt der stellvertretende Bezirksbürgermeister von Friedrichshain-Kreuzberg, Oliver Nöll (Linke), auf Nachfrage. Trotzdem stellten Bund, Land und Bezirk das gemeinsame Pilotprojekt am Dienstag im Ausbildungsbürgeramt von Kreuzberg in der Schlesischen Straße vor. Eingeführt wird die neue Technik und das moderne Mobiliar dann „schrittweise“ im Ausbildungsbürgeramt bis ungefähr 2025. Die Amts-Zukunft ließ sich zum Pressetermin nur auf Transparenten im Foyer bewundern.

Dabei wurde eine wesentliche Komponente in der Schlesischen Straße und im Bürgeramt Yorckstraße schon erfolgreich getestet: der persönliche Check-in. Jeder Besucher, mit oder ohne Termin, muss sich anmelden und vor Ort bestätigen, was sein Anliegen ist und dass er die nötigen Unterlagen dabeihat. So werden die No-Shows vermieden, also gebuchte Termine, zu denen kein Bürger erscheint. Die Quote solcher Ausfälle liege bei bis zu 20 Prozent, sagte Oliver Kühle der zuständige Fachbereichsleiter im Bezirksamt.

Eine weitere Innovation ist der Fotoautomat, der direkt beim Sachbearbeiter biometrische Passfotos aufnehmen kann und nebenbei auch noch automatisch die Körpergröße misst. Dieser mobile Automat wird dort zur Stelle, wo gerade ein Foto gebraucht wird; er soll „in den nächsten Wochen“ in Betrieb gehen, sagte Nöll.

Der Automat ist wichtig, denn viele Kunden bringen ein untaugliches Foto mit, wie eine Mitarbeiterin erklärte. Das sei der häufigste Grund für den Abbruch einer Sachbearbeitung. Auch das W-Lan im Wartebereich soll demnächst freigeschaltet werden. Dort soll man künftig auch sein Handy aufladen können. Wann die bequemen Möbel kommen, mit denen die karge Amtsatmosphäre bekämpft werden soll, ist noch offen.

Wer seine Wartezeit lieber in einem Café nebenan verbringen möchte, kann sich einen QR-Code einscannen: Dann wird der Bildschirm mit den fortlaufenden Wartenummern auf dem Handy-Display angezeigt. Selbst Zuspätkommer werden nicht mit einem kalten Lächeln abgewiesen, sondern finden über das Check-in-System wieder auf die Liste der Wartenden.

Das Pilotprojekt soll halbjährlich ausgewertet werden

Das Pilotprojekt solle alle sechs Monate ausgewertet werden. was sich bewährt, könnte dann in den 44 anderen Bürgerämtern eingeführt werden, wenn denn Geld dafür vorhaben ist. Der Chief Digital Officer (CDO) des Senats, Martina Klement (CDU), wollte sich da nicht auf einen Zeitplan festlegen, sie sagte nur „so schnell wie möglich“.

Teil des Paketes, das der Bund mit rund 500.000 Euro fördert, ist ein Selbstbedienung-Terminal für Online-Vorgänge. Gedacht vor allem, um für die Online-Verfahren wie An- oder Ummeldungen zu werben. Viele Kunden wüssten gar nicht, was man schon alles online erledigen könne, sagte Kühle. Der personelle und zeitliche Druck auf die Bürgerämter soll so reduziert werden. Gegenwärtig werden pro Monat in den Ämtern 170.000 Termine gebucht.

Maximal 14 Tage Wartezeit: Dieses Terminproblem wird woanders gelöst

Das Versprechen des Senats, dass Bürger maximal 14 Tage auf einen freien Termin im Bürgeramt warten müssen, soll über das Pilotprojekt nicht eingelöst werden. Das wird laut Klement parallel in einem anderen Projekt bearbeitet. „Die Abschlussberichte dazu sind fertig und werden in einer abschließenden Sitzung in dieser Woche besprochen. Ich hoffe, das Projekt in der kommenden Woche vorstellen zu können.“

Das Leitsystem innerhalb des Bürgeramtes soll verbessert werden. Ein größerer Baustein des „Bürgeramts der Zukunft“ ist der Abholautomat. Dort können hoheitliche Dokumente wie Reisepässe oder Führerscheine zum Abholen bereitgelegt werden. Der Kunde erhält dann einen Code zum Abholen. Und weil solche Dokumente auch bei Kriminellen begehrt sind, wird der Automat von Sicherheitsleuten überwacht.

In Trier, wo der Bund ein ähnliches Pilotprojekt unterstützt, gibt es wohl auch einen Getränkeservice im Wartebereich. Davon ist in den Unterlagen zum Berliner Pilotprojekt bislang nichts zu lesen. Das Ausbildungsbürgeramt ist mit rund 15 Mitarbeitern eher klein und sehr beliebt bei den Kunden. Das hat wohl dazu beigetragen, das Pilotprojekt hier zu starten.