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Teltow: Mit Tablets gegen den Papierwust

Teltow will durch technische Ausstattung der Stadtverordneten die Verwaltung entlasten. Derzeit werden für eine einzige Sitzung bis zu 48 000 Seiten Papier benötigt.

Region Teltow - Eine Vielzahl an Ausschüssen, für die es jeweils einen Berg an Anträgen gibt – die Vor- und Nachbereitung ihrer Gremiensitzungen bringt die Verwaltungen der Kommunen in der Region an ihre Grenzen. Nun prüft die Stadt Teltow, ob sie dem Papierwust Mittel aus der Welt der digitalen Technik entgegensetzen kann. Für ihre ehrenamtliche Arbeit sollen die 29 Stadtverordneten Tablets erhalten. Ob sie sie auch wollen, ist noch unklar.

Zunächst werde sich der Ältestenrat mit dem Thema befassen, sagte Rolf Kasdorf von der Bürger-Initiative Teltow, der eine entsprechende Prüfung dieser Möglichkeit mit initiiert hat. Später müsse die Idee von den Stadtverordneten beraten und beschlossen werden. „Das von der Stadt Teltow verwendete Sitzungsdienst-System Allris ermöglicht ein solches Vorgehen grundsätzlich, da der Hersteller eine App entwickelt hat, die auf Geräten mit Android oder Apple iOS lauffähig ist“, erklärte Stadtsprecherin Andrea Neumann. Kosten für die Tablets: geschätzte 500 Euro pro Kopf, insgesamt rund 15 000 Euro, sagt Kasdorf.

Schon seit Längerem überlegt die Stadt, wie sie ihre beiden vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter im Stadtverordneten-Büro entlasten kann. Der Umfang der geforderten Unterlagen sei nicht mehr zu bewältigen, erklärte der Grünen-Politiker Eberhard Adenstedt. So konnten etwa Sitzungsprotokolle nicht mehr pünktlich erstellt werden. Adenstedt forderte, das Büro um eine weitere Schreibkraft aufzustocken, drang mit seinem Antrag bei den Abgeordneten aber nicht durch. „Die Besetzung mit zwei Vollzeitkräften wird aus Sicht der Dienststelle als ausreichend erachtet“, so Neumann. Zusätzliche Kapazitäten konnten bereits dadurch geschaffen werden, dass es anstelle umfangreicher, mitunter 50 bis 80 Seiten umfassender Wortprotokolle inzwischen reine Ergebnisprotokolle gebe. Andreas Wolf (BfB) sieht hier aber auch einen entscheidenden Nachteil: Das in der Sitzung Gesagte sei später nicht mehr nachzuvollziehen, im Streitfall fehle ein Beweismittel. Auf Antrag sei es aber auch weiterhin möglich, Wortprotokolle zu erwirken, erklärte Andrea Neumann.

Ein Problem sind Rolf Kasdorf zufolge aber auch die Mikrofonanlagen, die immer wieder ausfielen und die Protokollierung erschwerten. Auch hier würden neue technische Lösungen geprüft, die zudem eine Abstimmung per Knopfdruck beinhalteten.

Papierberge produzieren neben den Protokollen vor allem Entscheidungen zu Bebauungsplänen mit zahlreichen Stellungnahmen. Insbesondere die Sitzung vor der Sommerpause hätte den Mitarbeiterinnen einiges abverlangt, weiß Rolf Kasdorf. Um den Stadtverordneten entsprechende Unterlagen bereitstellen zu können, hätten sie rund 48 000 Seiten kopieren müssen. In der jüngsten Sitzung sollen es noch rund 28 000 Seiten gewesen sein. Wie viel aufs Jahr gerechnet an Papier zusammenkommt, ließe sich laut Stadtsprecherin Andrea Neumann nicht sagen. „Eine detaillierte und langfristige Auflistung der einzelnen Ausdrucke und Kopien existiert nicht“, sagte sie. Dass es bei einem Turnus von monatlichen Sitzungen mehrere Hunderttausend Seiten pro Jahr sind, lässt sich aber erahnen.

Auch in Stahnsdorf gibt es diese Probleme. Zu anfallender Papiermenge und den Kosten könne auch er nichts Konkretes sagen, so Gemeindesprecher Stephan Reitzig, jedoch würden die Kopierarbeiten insbesondere am Sitzungstag einen „hohen zeitlichen Aufwand mit sich bringen“. Für eine der beiden Mitarbeiterinnen im Kommunalen Sitzungsdienst seien dafür mehrere Stunden einzuplanen. Auch Stahnsdorf überlegt nun, wie sich der Aufwand reduzieren lässt. Obwohl auch hier seit 2008 den Ratsmitgliedern das Online-Informationssystem Allris zur Verfügung steht, werde diese Möglichkeit bisher kaum genutzt, so Reitzig. „Nicht alle Gemeindevertreter waren bisher bereit, auf die Zusendung der Sitzungsunterlagen in Papierform zu verzichten.“ Nach einem in der letzten Ratssitzung gefassten Beschluss wollen Bürgermeister und Fraktionsvertreter nun ein Konzept erarbeiten, das darauf zielt, das elektronische Ratssystem stärker zu nutzen.

Auch in der Nachbarkommune Kleinmachnow hat sich das papierlose Online-System noch nicht etablieren können. Gerade sieben der 28 Ratsmitglieder hätten sich entschieden, ihre Sitzungsunterlagen ausschließlich digital zu erhalten, so Pressesprecherin Martina Bellack. Eine Minimierung des Kopieraufwandes, der sich auch hier nicht beziffern ließe, und damit des Papierverbrauchs sei nur möglich, wenn weitere Mandatsträger auf die elektronische Variante umsteigen würden, sagt sie. Ob sie das wollen, sollen die einzelnen Gemeindevertreter aber selbst entscheiden. Die umfassende Information der Vertreter hätte Vorrang, damit diese in den Gremien ihre Aufgaben vollumfänglich wahrnehmen können, erläuterte Bellack.

Nicht ausgeschlossen, dass die Teltower Tablet-Idee dennoch Schule macht. Die Stadt hat sich dabei selbst an anderen Gemeinden orientiert. So hätte etwa auch die Teltower Partnerstadt Ahlen vor einiger Zeit Tablets eingeführt und auch die Gemeinde Blankenfelde-Mahlow mache nach einem holprigen Start damit positive Erfahrungen, sagt Rolf Kasdorf. Technische Detailfragen seien aber noch zu klären. Eine Schwachstelle sei der W-Lan-Point im Sitzungssaal, der schon jetzt einem gesteigerten Zugriff durch Handys oder mitgebrachte Privat-Laptops nicht standhalte, weiß er. Deshalb ist es unmöglich, dass alle Stadtverordneten gleichzeitig im Allris surfen.

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